Des rappels de rendez-vous que l'on lit vraiment

La plupart des absences ne sont pas des gens qui vous laissent tomber. Ce sont des gens qui oublient. La réservation date de trois semaines, la vie a comblé le vide, et le rendez-vous a glissé hors du radar. Un rappel est ce petit coup de pouce qui transforme "aujourd'hui ? déjà ?" en "ah oui, à 14h". C'est l'assurance anti-absence la moins chère qui soit.

Mais un rappel ne marche que s'il est lu. Un pavé de texte, un mauvais moment, ou un message qui sonne comme un huissier : tout cela se fait ignorer. Voici comment envoyer des rappels que l'on ouvre vraiment, avec des exemples à reprendre mot pour mot.

Quand l'envoyer

Le timing fait l'essentiel du travail. Deux rappels valent mieux qu'un, et l'espacement compte plus que les mots.

• À la réservation - une courte confirmation pour que le rendez-vous devienne réel et arrive dans ses messages.
• La veille - le cheval de trait. Assez proche pour compter, assez tôt pour organiser sa journée autour.
• Optionnel, deux heures avant - un léger "à tout à l'heure", réservé au jour même ou aux rendez-vous importants.

Au-delà, on bascule dans le harcèlement, et le harcèlement se met en sourdine. Deux messages bien minutés suffisent largement à la plupart des activités.

Ce qui rend un rappel lisible

Tenez en un coup d'œil. Commencez par le jour et l'heure, nommez le lieu, et donnez une action simple si les plans ont changé. Chaleureux, court et précis l'emporte à chaque fois sur long et formel. Oubliez le "Cher client" - sonnez comme la personne chez qui ils ont réservé.

Des exemples à copier

La confirmation de réservation

Le rappel de la veille

Le rappel du jour même

Offrez toujours une sortie facile

C'est la partie que l'on saute, et c'est la plus importante. Si annuler veut dire un appel pendant vos heures de pointe, beaucoup de clients ne viendront tout simplement pas - cela paraît plus facile que l'appel gênant. Un lien de report en un appui fait l'inverse : il fait du déplacement le chemin de moindre résistance, et le créneau vous revient au lieu de rester vide.

Réglez les deux rappels une fois, écrivez-les avec votre voix, et laissez-les tourner. C'est le changement le plus rentable que la plupart des activités sur rendez-vous puissent faire - quelques lignes de texte qui font le travail discret de garder votre agenda plein.