Vagaro vs. Square Appointments: was solltest du 2026 wählen?

Vagaro und Square Appointments gehen dieselbe Aufgabe aus entgegengesetzten Richtungen an. Vagaro ist Buchungssoftware, gebaut für Beauty und Wellness, die sich einen Zahlungsarm zugelegt hat; Square ist ein Zahlungsunternehmen, das sich ein Buchungstool zugelegt hat. Diese Geschichte prägt alles - die Preise, die Featuretiefe und welche Teile am poliertesten wirken.

Kurz zu uns: Wir bauen hey.booked, eine deutlich einfachere Buchungsseite, und verkaufen keines dieser beiden Tools. Das hier ist also ein neutraler Blick darauf, was jedes kostet und kann - Stand Juli 2026 -, wo jedes gewinnt und welcher Shop was nehmen sollte.

Preise im Vergleich

Vagaro startet bei $30 im Monat für einen buchbaren Kalender (Promos zeigen manchmal $23.99 für die erste Stufe). Jeder weitere Kalender kostet $10 im Monat extra, bis bei sieben Kalendern der Deckel von $90 erreicht ist - Kalender acht und aufwärts sind gratis. Der Basispreis ist ehrlich, aber die Add-ons lassen die Vagaro-Rechnung wachsen: Text-Marketing ab $20 im Monat, Formulare $10, Website-Builder $20, Online-Warenkorb $10, Check-in-App $10, eine eigene App für $100, Payroll für $34 plus $5 pro Mitarbeiter. Keins ist Pflicht, und die meisten Shops wollen am Ende zwei oder drei davon.

Square Appointments startet bei echten $0 für eine Person an einem Standort - keine Testuhr, keine Karte für die Software nötig. Die nächste Stufe ist Plus für $49 im Monat pro Standort, die unter anderem Storno- und No-Show-Gebühren freischaltet, und Premium für $149 pro Standort mit Ressourcenplanung und den erweiterten Team-Tools. E-Mail- und SMS-Marketing sind auf jedem Plan bezahlte Add-ons.

Bei den Kartengebühren liegen beide nah beieinander. Vagaro nimmt 2.6% plus $0.10 für gezogene Karten und 3.5% plus $0.15 für eingetippte, solange du unter $4,000 im Monat abwickelst; darüber sinkst du auf 2.2% plus $0.19 mit einer Monatsgebühr von $10. Square nimmt im Gratis-Plan 2.6% plus $0.15 vor Ort und 2.9% plus $0.30 online, auf den bezahlten Plänen 2.5% plus $0.15 vor Ort.

Die Form zählt mehr als die Zahlen. Squares Kosten sind eine Treppe - $0, dann $49, dann $149 -, und an dem Tag, an dem du ein einziges Plus-Feature brauchst, wird aus nichts eine Software-Rechnung von $588 im Jahr. Vagaros Kosten sind eine Rampe: Sie startet höher, klettert aber in $10-Schritten - leichter zu verdauen und leicht zu übersehen, bis du merkst, dass du $90 plus Add-ons zahlst.

Wo Vagaro gewinnt

Tiefe. Vagaro wurde für Salons, Spas und Fitnessstudios gebaut, und das sieht man an der Featureliste: Kasse, Mitgliedschaften, Pakete, Marketing-Tools, Payroll und ausgereifte Mehrpersonen-Planung, die einen Salon mit sieben Stühlen ohne Klebeband stemmt. Wenn du Mitgliedschaften oder Pakete verkaufst, hat Vagaro eine echte Antwort, wo Square Appointments dünner ist.

Dazu kommt der Verbraucher-Marktplatz: Dein Eintrag kann von Leuten gefunden werden, die in deiner Gegend nach einem Service suchen. Das ist echte, kostenlose Sichtbarkeit - mit dem Haken, dass dein Profil direkt neben denen deiner Mitbewerber erscheint.

Und bei großen Teams kippt die Rechnung zugunsten von Vagaro: Kalender jenseits von sieben kosten nichts, ein Shop mit zehn Leuten zahlt also dieselbe $90-Basis wie einer mit sieben.

Wo Square Appointments gewinnt

Der Gratis-Plan ist die Schlagzeile, und er ist kein Köder - eine Solo-Kraft bekommt echte Terminplanung, eine Buchungsseite und integrierte Kartenzahlung für $0 Software. Für jemanden am Anfang ist das schwer zu schlagen.

Zahlungen sind die andere Hälfte. Squares Kartenleser, Terminals und Kasse sind erstklassig, weil Zahlungen das eigentliche Geschäft der Firma sind, und das größere Ökosystem - Rechnungen, Payroll, Marketing, Banking - steht bereit, wenn du hineinwächst. Verlässlichkeit ist die stille Stärke: Die Basics funktionieren, konstant.

Die ehrliche Kehrseite: Buchung ist ein Nebenarm des Zahlungsgeschäfts. Beauty-spezifische Features sind dünner als bei Vagaro, und einen Marktplatz gibt es nicht.

Wer was nehmen sollte

Nimm Square Appointments, wenn du solo bist (oder klein bleiben willst), vor Ort Karten nehmen möchtest und $0 Software mit fairen Gebühren nach dem ganzen Job klingt. Es passt zu Barbern, Lash-Artists und Ein-Stuhl-Studios, die vor allem einen sauberen Kalender und einen Kartenleser brauchen.

Nimm Vagaro, wenn du ein Team führst, Mitgliedschaften, Pakete und Marketing unter einem Dach willst oder der Marktplatz für dich arbeiten soll. Das $10-pro-Kalender-Klettern ist real, aber für einen vollen Mehrpersonen-Shop verdient die Tiefe es meist.

Die Falle: Square nehmen, weil es gratis ist, und dann No-Show-Gebühren oder erweiterte Team-Tools brauchen - der Sprung auf $49 oder $149 pro Standort kommt auf einmal. Wenn du diesen Tag schon kommen siehst, rechne mit den bezahlten Plänen, nicht mit dem Gratis-Plan.

Die leise dritte Option

Beide Tools gehen davon aus, dass du Software willst, die alles macht. Wenn du eigentlich eine ruhige Buchungsseite willst - Kunden wählen einen Slot, werden erinnert und tauchen auf -, ist das die Ecke, in der wir bauen. hey.booked ist gratis für eine Person, drei Leistungen und 30 bestätigte Buchungen im Monat, mit E-Mail-Erinnerungen und deiner eigenen Buchungsseite. Pro kostet flache $15 im Monat für unbegrenzte Buchungen, unbegrenztes Team, SMS-Erinnerungen und Zwei-Wege-Sync mit Google Kalender. Keine Kommission, kein Marktplatz, keine Pro-Kalender-Rechnerei.

Der ehrliche Haken: hey.booked wickelt keine Zahlungen ab. Keine hinterlegte Karte, keine Anzahlungen, keine Kasse, kein No-Show-Abbuchen. Stehen die auf deiner Pflichtliste - und bei vielen Shops tun sie das -, sind Vagaro oder Square die richtige Wahl, und dieser ganze Vergleich gilt. Aber wenn du bis hierher gelesen und dir vor allem gewünscht hast, beide Tools wären kleiner, leiser und günstiger: Diese dritte Option gibt es.

Ist Square Appointments wirklich gratis?

Ja, für eine Person an einem Standort. Die Software kostet $0, du zahlst nur die Kartengebühren (2.6% plus $0.15 vor Ort, 2.9% plus $0.30 online). Features wie Storno- und No-Show-Gebühren brauchen den Plus-Plan für $49 im Monat pro Standort.

Was kostet Vagaro im Monat?

Vagaro kostet $30 im Monat für einen buchbaren Kalender, plus $10 im Monat pro weiterem Kalender bis sieben, gedeckelt bei $90. Kalender jenseits von sieben sind gratis. Add-ons wie Text-Marketing (ab $20) oder Formulare ($10) kommen obendrauf.

Hat Vagaro einen Gratis-Plan?

Nein. Vagaro bietet 30 Tage Testphase, danach sind mindestens $30 im Monat fällig (Promos zeigen manchmal $23.99 für die erste Stufe). Den echten Gratis-Plan für Solos hat Square Appointments.

Nehmen Vagaro oder Square eine Kommission pro Buchung?

Keiner von beiden berechnet eine Kommission pro Buchung. Beide verdienen an Abos und Kartengebühren. Vagaro verkauft zusätzlich optionale Add-ons, und Square hebt manche Features für die bezahlten Pläne auf.

Wer hat die günstigeren Kartengebühren, Vagaro oder Square?

Sie liegen nah beieinander. Vor Ort nimmt Vagaro 2.6% plus $0.10 (unter $4,000 im Monat) gegen Squares 2.6% plus $0.15 im Gratis-Plan. Über $4,000 im Monat sinkt Vagaro auf 2.2% plus $0.19 mit $10 Monatsgebühr, was Squares 2.5% plus $0.15 auf bezahlten Plänen meist unterbietet. Rechne mit deinem eigenen Volumen.

Was ist besser für einen Salon mit großem Team?

Meist Vagaro. Der Preis deckelt bei $90 im Monat für sieben Kalender, alles darüber ist gratis, während Squares Plus und Premium pro Standort abgerechnet werden und die erweiterten Team-Tools auf der Premium-Stufe für $149 sitzen. Vagaros Mehrpersonen-Planung ist zudem die reifere der beiden.